Centre agréé d’archives privées
Société Historique de la Côte-Nord

1. Buts

a) Établir les principes, les orientations et les critères que le Centre d’archives privées de la Société historique de la Côte-Nord applique dans l’acquisition d’archives privées significatives pour l’histoire et le peuple de la Côte-Nord.

b) Spécifier les rôles des intervenants et des partenaires en matière d’acquisition d’archives privées.

c) Assurer la conservation et rendre accessibles lesdites archives dans le milieu d’où elles émanent et en accord avec la Loi (LRQ chA-21.1, 1985) et la politique gouvernementale québécoise sur les archives privées.

2. Objectifs

a) Sensibiliser tous les intervenants et la population en général à la nécessité de conserver leur patrimoine archivistique.

b) Collaborer dans la région 09 ou à l’extérieur de la région à la mise en place d’ententes entre les différents partenaires détenteurs d’archives privées pour en assurer la protection et l’accessibilité.

c) Acquérir les archives privées significatives pour l’histoire de la Côte-Nord.

d) Promouvoir l’utilisation des archives privées en les rendant d’avantages accessibles à la population en général, aux chercheurs, aux étudiants, aux organismes privés et publics de la région 09 et d’ailleurs.

3. Champs d’application

Cette politique s’applique aux activités relatives à l’acquisition de tous documents réunis et conservés pour leur valeur d’information générale nécessaire à la connaissance des peuples nord-côtiers et à la compréhension de l’histoire de la Côte-Nord.

4. Définitions

4.1 Acquisition

Un mode d’accroissement des dépôts d’archives par le moyen de dépôts, de dons ou de legs et de prêts.

4.2 Évaluation

Jugement que l’archiviste doit porter sur la valeur intellectuelle de recherche que possède ou qu’acquerra une pièce ou un ensemble de pièces d’archives institutionnelles autres que gouvernementales, civiles et judiciaires et non-institutionnelles.

4.3 Acquisition active

Initiative de provoquer les entrées de documents.

4.4 Acquisition passive

Attentisme face aux entrées de documents.

4.5 Don

Archives cédées gratuitement au dépôt d’archives par une personne physique ou morale qui est propriétaire des dits documents ou qui possède légalement les archives d’une autre personne.

4.6 Legs

Don confirmé par testament. Par un legs, le Centre d’archives devient propriétaire de l’ensemble ou d’une partie des archives du légataire.

4.7 Prêt

Une chose livrée par l’une des parties, appelée le prêteur, à une autre personne appelée l’emprunteur, pour s’en servir gratuitement pendant un temps et ensuite le rendre au prêteur. Le prêteur garde ses droits de propriété sur le matériel prêté sous la seule réserve de ne pouvoir le réclamer avant la fin du prêt.

4.8 Dépôt

Se compare au prêt à l’exception du fait que le dépositaire doit remettre, sur demande du propriétaire, le matériel déposé sans qu’aucun délai ne puisse être invoqué.

5. Principe général

Le Centre d’archives privées de la Société historique de la Côte-Nord préconise une saine gestion de l’accroissement des fonds d’archives par les acquisitions afin de réaliser sa mission qui consiste à assurer la conservation, la protection et à rendre les archives privées accessibles à ses diverses clientèles. Il se doit aussi de garantir à ses partenaires, la qualité du traitement, de la conservation et de la mise en valeur des documents qui y sont déposés.

6. Principes directeurs

a) Le Centre d’archives élabore et exécute un plan triennal d’acquisition active d’archives afin d’accroître ses fonds et de développer la qualité et la quantité des documents accessibles aux chercheurs, aux organismes privés et publics, aux étudiants et à la population de la région 09 et d’ailleurs.

b) Le Centre d’archives privées harmonise son plan triennal d’acquisition avec les capacités de ses ressources financières, humaines et physiques (espace).

c) Le Centre d’archives privées sensibilise les intervenants et la population en général de la nécessité de conserver leur patrimoine archivistique par divers moyens afin de dynamiser et d’accroître les entrées de documents au moyen d’acquisitions passives et actives.

d) Le Centre d’archives privées privilégie l’acquisition des fonds d’individus, de groupes, d’association dont les archives ont un rayonnement local, régional (région 09) ou même national.

e) Le Centre d’archives privées exclut de sa politique d’acquisition toutes archives publiques au sens de la Loi provinciale sur les archives (1988) et reconnaît la mission et les rôles de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) de la Côte-Nord dans ce domaine.

f) Le Centre d’archives privées entend acquérir des fonds d’archives privées sur tout le territoire de la Côte-Nord soit de Tadoussac à Blanc Sablon, les villes nordiques et l’Île d’Anticosti, en concertation avec les autres partenaires.

g) Le Centre d’archives privées acquiert les fonds d’archives exclusivement au moyen de dons, legs, prêts, dépôts ou échanges.

h) Le Centre d’archives privées transige ses acquisitions à titre gratuit et s’assure par écrit que les parties renoncent à réclamer toute autre forme d’acquittement.

i) Le Centre d’archives privées effectue toute transaction d’acquisition au moyen d’un contrat type afin de garantir à ses partenaires le respect de toute volonté, le respect des normes et de la qualité de traitement de conservation et de mise en valeur des documents qui y sont déposés.

j) Le Centre d’archives privées privilégie les critères suivants pour évaluer ses acquisitions :

◊ Tous documents qui constituent un fonds d’archives ;

◊ Tous documents qui permettent d’accroître la connaissance des peuples nord-côtiers ou qui ont une valeur historique locale, régionale et même nationale ;

◊ Tous documents originaux et authentiques ;

◊ Tous documents uniques de préférence ;

◊ La complémentarité des documents avec les fonds publics déjà acquis aux BAnQ Côte-Nord ou des documents susceptibles d’apporter un échange additionnel aux fonds d’archives privées ;

◊ Tous documents dont l’état de conservation n’exige que peu ou pas de restauration sauf dans le cas où la valeur exceptionnelle des pièces le prescrit ;

◊ D’autres critères pourront être considérés dans la mesure où ils présenteront un caractère exceptionnel ; valeur patrimoniale ou historique, état de conservation ou de traitement, exigences particulières du donateur, etc.

◊ Tout projet d’acquisition devra être accepté par le conseil d’administration de la Société historique de la Côte-Nord.